Il problema
La gestione di una commessa edile si può dividere in quattro fasi: la definizione (quando l’azienda e il cliente decidono se farla o meno), la pianificazione (quando, avendola acquisita, viene programmata), l’esecuzione (quando viene materialmente effettuato il cantiere), la chiusura (avendola finita, viene consegnata e chiuso il tutto).
La più importante è la fase iniziale, perché definisce i limiti e le modalità con cui la commessa verrà effettuata. Anche la parte finale ha una grandissima importanza, spesso sottovalutata. In primo luogo molti aspetti della commessa possono variare proprio quando si pensa che sia finita. Ma soprattutto l’investimento nella fase finale permetterà di migliorare la gestione delle commesse successive.
L’importanza e la delicatezza di questa fase si può rilevare nei cinque aspetti seguenti.

Primo aspetto critico: il momento
Ogni commessa ha una data come traguardo finale. Questo è necessario per avere l’obiettivo di consegna, per poter definire se la tempistica è stata rispettate e anche per poter tirare le conclusioni economiche. In genere si identifica questo momento con la consegna, il collaudo o qualche altro evento che abbia una validità formale.
Ma l’onda lunga economica della commessa può andare ben oltre il momento formale di riferimento. Si pensi alla garanzia su un lavoro eseguito. Se sulla nostra commessa dove si è guadagnato 100, arriva un costo da coprire in garanzia per 120, non è vero che si era guadagnato, anzi si era perso. Ma se questo costo arriva quattro anni dopo, non si può certo aspettare anni ad elaborare i conteggi della commessa. Eppure potrebbe anche essere successo che si è avuto un margine proprio perché si è risparmiato sulla qualità del lavoro, e quei costi di assistenza, che ci vengono addosso, altro non sono che costi reali della commessa. Per esempio, abbiamo messo un impermeabilizzante di scarsa qualità, risparmiando sui costi, guadagnando sulla commessa, e adesso le infiltrazioni di acqua dobbiamo gestirle interamente a carico nostro. Quindi valutando un consuntivo sarà importante decidere a quale data fare riferimento.
Oppure potrebbe anche essere vero il contrario, perché a questa commessa potrebbero essere collegati ricavi e margini per il futuro. Si pensi ad un cantiere in cui abbiamo guadagnato meno, ma il servizio al cliente è stato talmente eccellente che ci affiderà anche i suoi futuri lavori. In tutti questi casi il periodo finale della commessa si prolunga, quanto meno come conseguenze economiche. Di tutto questo dovrà essere tenuto conto nei report e nelle relative valutazioni aziendali.

Secondo aspetto critico: il report
Nel consuntivare quello che è accaduto è fondamentale creare dei report che forniscano delle sintesi efficaci.
L’informazione da avere dal report di fine commessa non è tanto su come è andata, perché ormai, bene o male, è andata. Quello che dobbiamo chiederci è cosa possiamo capire dall’andamento di questa commessa che ci possa servire per quelle successive.
La prima risposta da ricercare è economica. Dobbiamo capire se abbiamo guadagnato e in quale momento della commessa. Il conto economico di commessa fornisce il dato sulla redditività, e questo è abbastanza classico di un report. E’ invece più impegnativo capire la differenza tra quanto previsto in sede di assunzione della commessa e quanto effettivamente realizzato. Questa differenza non deve solo essere quantificata, ma anche ubicata, per capire in quale voce del budget è nata e perché. Per esempio se lo scostamento è su alcuni componenti, il report dovrà dire se ne abbiamo utilizzati più di quanti preventivati, ovvero se li abbiamo pagati di più. Andando avanti con le domande dovremo anche chiederci se questa redditività è nata nella commessa originaria oppure da varianti richieste successivamente.
Altra risposta importantissima è capire se realmente la previsione che si era fatta in relazione alla commessa era corretta.
Infatti la previsione fatta in sede di preventivo può non essere corretta, in quanto mancano tutte le informazioni che il cliente, volutamente o meno, non ha fornito. Nel report serve quindi il dato intermedio: dopo il preventivo, quando abbiamo analizzato a fondo la commessa ormai acquisita, e prima di partire con il cantiere, quanto era realmente l’utile che potevamo attenderci? La cosa può fare molta differenza, perché l’utile previsto dai commerciali poteva essere falsato da concessioni al cliente o altri aspetti che si sono manifestati solo successivamente. Inutile poi prendersela con il capo cantiere, se i risultati non sono stati raggiunti. Ma è vera questa interpretazione, oppure è vero il suo contrario, cioè che i problemi erano normali, gestibili, ed è stato proprio il comparto tecnico a non saper affrontarli?
Quindi la risposta economica ci deve dire se abbiamo guadagnato, se dovevamo guadagnare più o meno e perché, e se lo abbiamo fatto per effetto di varianti o per la commessa originaria. Questo ci dirà molte cose per il futuro, sull’affidabilità dei preventivi, sull’importanza delle varianti e sulle performance del capo cantiere.
Oltre alla consuntivazione economica dovremo anche effettuare la consuntivazione temporale. Alla fine della commessa interessa sapere cosa è accaduto, se siamo stati in grado di rispettare i cronoprogrammi ovvero sono accaduti molti ritardi. Anche se i ritardi li abbiamo poi recuperati, resta il fatto che sono accaduti e nelle future commesse potremmo non riuscire a recuperarli. Ma se chiediamo al capo cantiere perché abbiamo avuto certi ritardi, egli riferirà che sono stati causati da fatti che sono accaduti. Ecco quindi che mentre nel report leggiamo dei ritardi, in realtà si è trattato di eventi. Allora la domanda non sarà perché c’è stato quel ritardo, ma perché è accaduto quel fatto: non cosa è successo, ma perché è successo. Risalire alle cause ci permetterà di non farlo accadere nelle prossime commesse.

Terzo aspetto critico: l’analisi
Alla fine della commessa, il pensiero prevalente è rivolto alle prossime commesse, tralasciando tutto quello che si è imparato, sbagliato, fatto o non fatto nella partita appena conclusa. Ciò che dobbiamo fare, al contrario, è imparare dalla commessa che abbiamo appena concluso, esaminarla e capire dove e come possiamo migliorare. Si potrà obiettare che non c’è tempo, che il lavoro e gli altri cantieri incombono e questo è vero, ma è come effettuare un investimento: si spende ora per guadagnare in un altro momento. Quello che abbiamo imparato possono essere aspetti tecnici, nuove pratiche, terzisti idonei o non idonei. Ma è anche necessario chiedersi quali competenze abbiamo appreso, cosa abbiamo fatto che si è rivelato non ottimale, cosa abbiamo fatto bene che poteva essere fatto ancora meglio. E ancora: quali idee, ipotesi, strade da tentare sono emerse operando in questa commessa? Quali domande strane, laterali, stimolanti sono emerse nell’affrontare gli innumerevoli problemi, piccoli e grandi della commessa?  In questo caso il rischio di non operare correttamente non è tecnico ma culturale: accade infatti che il tutto potrebbe risolversi nel riempire burocraticamente moduli, nell’affermare luoghi comuni sulla collaborazione o la qualità, nel restringere tutto a puro formalismo. Altra cosa è analizzare, discutere, migliorare affrontando problemi, talvolta anche scomodi e spiacevoli.

Quarto aspetto critico: la comunicazione
Altro aspetto fondamentale della fase finale della commessa è dare ai commerciali riscontro di quello che hanno fatto. Non si tratta assolutamente di bloccare qualcuno sulle proprie responsabilità, ma di capire, e capire fino in fondo. Una gara o un preventivo presi ad un certo valore presuppongono un margine: questo obiettivo deve apparire in un report, insieme al risultato effettivo a consuntivo e poi di questo bisogna parlare, comprendendo perché certi scostamenti sono avvenuti.
Se il commerciale è stato vago su un punto e questo ha originato uno scostamento, non vuol dire che abbia sbagliato, anzi forse la sua flessibilità ha salvato un preventivo che sarebbe andato al concorrente. Ma è necessario che lui lo sappia e valuti il costo originato da questa vaghezza: magari scopre che il costo è minimo e questa leva è utile da usare anche in futuro, oppure scopre che è vero il contrario. Ma sempre feedback, conoscenza di quello che accade e valutazione condivisa. Impiegare tempo e risorse su questo aspetto, durante la fase finale, permetterà ai commerciali di calibrare al meglio la loro azione nelle commesse successive.

Quinto aspetto critico: l’archiviazione
Altro aspetto spesso sottovalutato è quello della classificazione, organizzazione e archiviazione di tutto il materiale creato con il cantiere. Molte cose potranno essere utili nelle commesse successive: le competenze ed informazioni acquisite dovranno essere condivise e fatte girare, mentre ciò che potremo riutilizzare deve essere archiviato, in modo da potere essere disponibile in futuro. Se pensiamo ai disegni o agli aspetti di una progettazione, eviteremo quello che spesso accade nelle aziende edili: una stessa cosa è riprogettata numerose volte, perché non si è in grado di reperire la progettazione precedente, in quanto non si trova o si ignora la sua esistenza. Anche questo è un problema di natura prevalentemente culturale, convincere ognuno che quello che fa è patrimonio dell’azienda e dei colleghi e non solo proprio: per questo deve organizzarlo e razionalizzarlo secondo procedure aziendali, in modo da potere essere ritrovato, riutilizzato, e anche progressivamente migliorato.

Conclusione
Quando l’azienda edile deve effettuare un investimento materiale destina risorse finanziarie immediate per ottenere benefici economici in futuro. La stessa cosa avviene nella fase finale della commessa. Quando tutto ormai sembra concluso, la consegna e il collaudo effettuati, il cliente tranquillizzato, è allora che comincia l’investimento dell’azienda. Non pensare subito alle prossime commesse, ma fermarsi a guardare il passato, la commesse appena finita, per progettare il futuro, le prossime partite da giocare, quelle che verranno. Affrontare cioè problemi importanti anche se non strettamente urgenti, in una sfida che, lo diciamo nuovamente, è soprattutto culturale.