Imputare correttamente i Costi per controllarli e non superarli

 I Margini delle Commesse Edili

La base della Gestione dell’Azienda Edile sono i Margini delle Commesse.
Scelto un determinato periodo, dalla somma dei Margini ottenuti si sottraggono i Costi Fissi per determinare il relativo risultato, positivo o negativo.
E’ importante stabilire quali Costi inserire dentro i Margini. Questo serve ai fini della gestione dell’Azienda Edile e della Commessa Edile. Quello che non andrà nei Margini andrà sui Costi Generali da coprire e vice versa.

Come creare e usare i Margini
I Margini della Commessa Edile sono quindi usati per due motivi
– Prendere decisioni
– Capire l’andamento della Commessa e questo in via preventiva, durante il suo svolgimento e alla fine
Il Margine della Commessa Edile non necessariamente sarà uno solo, ma potranno essere anche più di uno, da utilizzare in differenti momenti decisionali.
L’importante è che questi Margini siano gli stessi nelle differenti fasi della Commessa Edile, altrimenti non si può usarli per controllare cosa succede.

Quali Costi imputare

Costi Fissi e Variabili
Quando un Costo entra nel Margine della Commessa Edile significa che va a diminuire il Ricavo corrispondente.
Ma significa anche che non sarà tra i Costi Generali da coprire con i Margini stessi, perché il Margine ne ha già scontato il valore.
Sicuramente entrano nei Margini della Commessa Edile i Costi Variabili.
I Costi Variabili sono quelli che nascono perché è nata la Commessa Edile: logico quindi che il suo Margine sia al netto di questi costi.
Materiali, Lavoro Dipendente diretto, Terzisti, Squadre Esterne, sono tutti Costi Variabili che devono essere detratti dal Ricavo della Commessa Edile e quindi diminuire il Margine.
Per quanto concerne i Costi Fissi la decisione va presa di volta in volta.
Un Margine fatto solo di Costi Variabili darà informazioni interessanti su quale è il reale apporto della Commessa (Ricavi che nascono meno Costi che nascono).
Ma sapere quanti Costi Fissi questa Commessa Edile ha utilizzato è ugualmente importante.
I Costi Fissi contribuiscono comunque alla Commessa Edile anche se non sono nati a causa di essa.
Una Commessa Edile con molti S.A.L. e un Committente molto esigente in termini contabili, assorbirà molti Costi di Amministrazione e di questo va tenuto conto.
Quindi devo pormi il problema di quali e quanti Costi Fissi ha utilizzato questa commessa. E questa è un’altra informazione utile.

Costi Diretti e Indiretti
I Costi Diretti sono quelli che imputo senza un conteggio, mentre per quelli Indiretti devo fare una stima. Un Costo potrà essere Variabile, per esempio una squadra esterna che ho chiamato, ma Diretto (ha lavorato solo in un Cantiere) o Indiretto (ha lavorato contemporaneamente in tre cantieri e per suddividerla devo fare una stima). La maggior parte dei Costi Variabili sono Diretti e la maggior parte dei Costi Fissi sono Indiretti. Ma se voglio imputare un po’ di Costi Fissi devo fare una stima e le stime sono sempre imprecise.
La domanda è: quanto è imprecisa questa stima? Se lo è poco, non ci sono problemi perché non influenzerà sulle mie decisioni, se lo è tanto allora ho un problema, perché può sviarmi.

Costi Preventivi e Consuntivi
I Costi di un Commessa Edile possono essere Preventivi, cioè fatti prima di sostenerli, o Consuntivi, cioè dopo che sono accaduti.
Stimeranno i Costi Preventivi, il Commerciale in sede di Offerta, e il capo Commessa Edile, in sede di Pianificazione.
Lo stesso capo Commessa Edile via via che i Costi vengono sostenuti sostituirà i Costi Preventivi con quelli Consuntivi.
Ovviamente studiare questi scostamenti è fondamentale sia per il controllo della Commessa Edile che dell’intera Impresa.

Quando analizzare i Costi di una Commessa Edile

Durante la fase commerciale
Quando si valuta se prendere una Commessa Edile è importante valutarne i Costi, e quindi i Margini.
Una Commessa con elevati rischi se ha un Margine molto basso sarà da considerare con cautela. Il livello di rischio accettabile, sempre inteso come sforamento dei Costi, dipende anche dall’impellenza che ha l’Azienda Edile di procurarsi lavoro.
La valutazione dei Costi in questa fase deve essere tale da essere poi confrontata con gli accadimenti effettivi nel caso in cui la Commessa Edile sia acquisita

Durante la fase di pianificazione
Quando il capo Commessa Edile prende in carico la Commessa deve, o dovrebbe, ricontrollare le valutazioni di Costo fatte dai Commerciali.
Egli ha una conoscenza tecnica più approfondita e, soprattutto, può dedicare all’analisi più tempo: è ormai sicuro, infatti che la Commessa andrà fatta, al contrario dei Commerciali che devono lavorare su tante proposte di cui solo una parte verrà accolta.
E’ importante infatti capire se alcune valutazioni dei Commerciali in tema di Costi non erano corrette.
Quando alla fine della Commessa Edile si valuteranno gli scostamenti bisognerà infatti capire se lo scostamento è da imputare ai Commerciali, che non hanno valutato correttamente determinati Costi, o alla gestione del Capo Commessa Edile, che li ha sforati in sede di Esecuzione

Durante la fase di controllo finale
In questa fase si tirano le somme e si cerca di capire cosa è “andato storto” o quello che comunque poteva andare meglio.
Si parla quindi di Costi, ma andando a ricercarne le cause e non solo gli effetti: si è notato lo scostamento di un Costo e ci si chiede perché … perché … perché … risalendo lungo la catena dei processi per arrivare alla fonte delle cause.
Molto importante, per capire questo, comprendere quali sforamenti sono nati in sede Commerciale e quali in sede di Esecuzione.