Uomini di eccellenza per obiettivi di eccellenza

Raggiungere gli obiettivi
Annibale, Napoleone, Rommel sono condottieri del passato, ritenuti grandi, che hanno in comune tra loro una cosa: hanno perso. Annibale prese in mano le sorti della potente Cartagine e la lasciò vassalla di Roma; Napoleone azzerò un’intera generazione di giovani europei per lasciare la Francia al punto dove l’aveva trovata; Rommel passò dal disastro di El Alamein al disastro, per fortuna per i tedeschi, dello sbarco in Normandia. Si potrà dire che uno fu sfortunato, l’altro aveva un’altra scusa etc. etc. … Diceva lo scrittore inglese Kipling “Abbiamo quaranta milioni di ragioni per fallire, ma neanche una scusa”.  Alla fine o si vince o si perde. Anche i capi commessa, i project manager o vincono o perdono. Devono raggiungere contemporaneamente tra obiettivi: quello che deve essere fatto, entro quale data ed entro un budget di costo. Se raggiungono tutti e tre gli obiettivi hanno vinto, se ne mancano anche solo uno (il prodotto viene contestato, la consegna è in ritardo, il budget sforato), hanno perso. Anche loro, come nel caso di Annibale, Napoleone, Rommel, potranno trovare scuse, meglio se scaricando la responsabilità su qualcun altro. Questo è esattamente quello che le aziende non vogliono, perché le scuse servono a poco, quando si è perso si è perso.
Ma per vincere in questa difficile battaglia servono doti particolari, talvolta aspetti del carattere che tra loro potrebbero sembrare antitetici.
Fare il capo commessa in un’azienda edile è infatti un lavoro impegnativo, ma comunque esaltante.
Vediamo di seguito le cinque caratteristiche principali di questa importantissima figura.

Prima caratteristica: la strutturazione
Per impostare e gestire una commessa è necessaria una notevole dose di strutturazione mentale. Il bravo capo commessa, nel momento in cui assume l’incarico, già disegna nella sua mente schemi operativi, valuta rischi, disegna tattiche e strategie. Non lascia posto a facili ottimismi, sperando che le cose si sistemino da sole, e nemmeno a depressione e pessimismo: la lucidità, l’analisi e la sintesi, sono le regole che gli permettono di disegnare percorsi e trovare soluzioni. La sua strutturazione mentale, tagliata con l’accetta, lo porta a schematizzare il progetto sia a livello mentale che informatico, muovendosi agevolmente tra software personali ed aziendali.
Necessarie ed ineludibili le conoscenze di project management che permettono di strutturare e gestire il progetto, dando alla sua forma mentale gli strumenti e le metodologie necessarie ad esprimersi.
Tornando alle grandi figure di condottieri del passato, anche quelle più carismatiche ed impulsive, uno per tutti Alessandro Magno, erano sempre grandi organizzatori, capaci di valutare le forme di approvvigionamento dell’esercito, le temperature della stagione, le strade da percorrere. Pensando ad uno dei grandi esempi di leadership della Seconda Guerra Mondiale, il generale americano George Patton, uomo impulsivo, carismatico, estremamente motivante, eppure aveva passato i venti anni tra le due guerre mondiali a studiare, approfondire, aggiornarsi: carismatico e impulsivo, ma sempre con una struttura mentale interiore ben chiara. Nel mondo di oggi, avanzato, tecnologico, complesso, per strutturare la mente non ci sono vie alternative allo studio, all’osservazione, alla riflessione.

Seconda caratteristica: la destrutturazione
La particolarità del ruolo si manifesta nella seconda caratteristica che è la destrutturazione, esattamente antitetica a quella precedente. L’obiettivo del capo commessa non è quello di rispettare i piani, ma di conseguire l’obiettivo. Egli potrà cambiare in corsa programmi, tempistiche e percorsi, l’importante è che raggiunga l’obiettivo finale che egli, nel proprio ruolo, non può modificare. Gli unici limiti che ha nel cambiare i piani sono costituiti dalle conseguenze sull’ambiente aziendale circostante: modificare i piani di utilizzo di certe risorse per il proprio cantiere potrebbe stravolgere i piani di altri cantieri in un effetto domino su molti comparti aziendali. Ma fino a che la partita viene giocata all’interno della commessa, il responsabile può giocarsela cambiando i programmi in base alle situazioni momentanee. Queste situazioni non saranno sempre ordinarie ottimizzazioni. La commessa è infatti una cosa viva, in continuo movimento. Eventi, accadimenti, intoppi, ritardi, inconvenienti, rotture, mancanze, chi gestisce le commesse sa che le variabili quotidiane sono infinite. A tutte queste situazioni il capo commessa non deve rispondere con la pignoleria del contabile, ma spesso con l’estro dell’artista. Come il generale che a metà dello scontro, e talvolta anche prima, getta via tutti i piani di battaglia, ormai obsoleti ed inservibili, il capo commessa deve spesso inventarsi qualcosa dando fondo alle sue doti non di strutturazione, ma di flessibilità. Diceva Sun Tzu, generale cinese del VI secolo a.c. nella sua “Arte della Guerra”  “usa metodi ordinari per preparare la battaglia, usa metodi straordinari per conseguire la vittoria”. Il nostro capo commessa userà la sua strutturazione per creare i metodi ordinari e pianificare la commessa e la sua destrutturazione per inventarsi metodi straordinari e raggiungere comunque l’obiettivo finale, malgrado gli ostacoli che si presenteranno.

Terza caratteristica: la leadership
Gestire una commessa significa gestire delle persone e per farlo servono doti di leadership. Ma cosa significa leadership? Per il generale e Presidente Eisenhower la leadership è “l’arte di portare qualcun altro a fare quello che tu desideri che faccia, perché lui desidera di farlo”. Quindi motivare le persone e non cadere nella trappola di voler fare tutto da soli. Se il capo commessa saprà motivare le sue persone, coinvolgerle nel raggiungimento degli obiettivi, avrà dei collaboratori che remeranno dalla stessa parte. Ma anche questa è una caratteristica che bisogna avere, oppure si può imparare, ma non se ne può fare a meno. Delegare, assegnare compiti, controllare gli obiettivi, trasformare, per la durata del progetto, la commessa in un’azienda dentro l’azienda, con i suoi ruoli, i suoi compiti, le sue gerarchie. Ma la carica umana, appunto la leadership, bisogna averla, perché in caso contrario non basteranno vincoli, direttive circolari, mansionari per far lavorare veramente le persone. Diceva il grande manager Clarence Francis “Puoi comprare il tempo di un uomo, puoi comprare la presenza fisica di un uomo in un determinato posto in un determinato tempo, puoi anche comprare un numero misurato di adeguati movimenti muscolari per ora o per giorno. Ma non puoi comprare l’entusiasmo; non puoi comprare l’iniziativa; non puoi comprare la lealtà; non puoi comprare la devozione dei cuori, delle menti e delle anime. Queste cose te le devi guadagnare.” E questo è il compito che attende il capo commessa con il proprio gruppo.

Quarta caratteristica: la diplomazia
Il ruolo di capo commessa e project manager non richiede solo grandi interazioni con le risorse umane all’interno della commessa stessa, ma anche al suo esterno. Interagire all’esterno richiede diplomazia per riuscire ad ottenere condizioni che siano le più vantaggiose ai fini del raggiungimento dell’obiettivo. Le interazioni all’esterno sono di vari tipi.
In primo luogo tutto l’ambiente aziendale esterno al team di commessa. Se dobbiamo occupare una gru in un momento diverso rispetto a quando si era prenotato, dobbiamo concordarlo con i capo commessa delle altre commesse che a loro volta, causa nostra, devono spostare la propria lavorazione. Il capo commessa si trova spesso a concordare eventi con i responsabili delle aree funzionali, produzione, logistica, ricerca e sviluppo e via di seguito. La sua capacità deve essere quella di portare avanti gli interessi della propria commessa, ricordandosi però che l’azienda è una e non deve farlo a detrimento delle altre parti dell’azienda. Capacità diplomatiche quindi intese come negoziazione, per trovare la coincidenza migliore dei vari interessi in gioco.
In secondo luogo egli si troverà ad interagire con la controparte rappresentata dal cliente, con cui dovrà rappresentare gli interessi della commessa, ma anche dell’azienda, con tutte le dinamiche classiche del rapporto commerciale: pensiamo alle varianti da richiedere, nonché alle informazioni, verifiche e audit richieste dal cliente. Ugualmente dovrà interagire con fornitori, terzisti e tutti i vari soggetti del ciclo passivo. Numerose saranno quindi le occasioni di negoziazione che si troverà a gestire.

Quinta caratteristica: la capacità di analisi / sintesi
Le varie situazioni che coinvolgono il capo commessa, che abbiamo visto nei punti precedenti, trasmettono l’immagine di una grande massa di impegni. Strutturare gli eventi, gestirne i cambiamenti, interagire con i membri del team, con i colleghi, clienti, fornitori, rappresenta una sfida non da poco. Per questo il nostro responsabile di commessa deve essere in grado di andare a fondo dei problemi, ma anche di farne una sintesi, scegliendo velocemente tra quelli che deve affrontare subito personalmente e quelli che deve delegare, ovvero quelli che appaiono problemi, ma in realtà non lo sono. Quindi scendere velocemente nell’analisi per risalire, altrettanto velocemente, alla sintesi in un continuo processo iterativo di soluzione delle problematiche. Questa capacità di metodo, attitudine mentale, ma anche competenza acquisibile con l’esperienza e la formazione, è necessaria per andare velocemente al nocciolo della questione, per ubicare velocemente le travi e tralasciare le pagliuzze.

Conclusione
Come si noterà non abbiamo citato la competenza tecnica in quanto ci siamo focalizzati sulle caratteristiche mentali, quelle che vanno sotto la definizione di “soft skill”.
Sicuramente un livello minimo di competenza tecnica è necessario: la sua importanza cresce tanto più quanto il gruppo di commessa è limitato, ed i compiti che si richiedono al capo commessa sono spostati verso l’aspetto operativo.
Ma non bisogna dimenticare che quello che a lui si richiede è di fare in modo che, alla fine, il team di commessa vinca la sua battaglia, cioè chiuda il cantiere conformemente al capitolato, entro la data fissata, restando entro il budget di costo assegnato.
Il bravo capo commessa non è comunque quello che vince sempre, perché questo non è possibile. Ma è colui che quando perde se ne assume la responsabilità, capisce il perché della sconfitta e fa in modo che la volta successiva non accada. Le scuse servono solo a non trovare i problemi.
Chiudiamo riportando le parole di Julio Velasco, il grande allenatore di pallavolo ed esempio di leadership “L’attaccante schiaccia fuori perché la palla non è alzata bene. A sua volta l’alzatore non è stato preciso per colpa della ricezione. A questo punto i ricettori si girano a guardare su chi scaricare la responsabilità. Ma non possono chiedere all’avversario di battere facile, in modo da ricevere bene. Così dicono di essere stati accecati dal faretto sul soffitto, collocato dall’elettricista in un punto sbagliato. In pratica, se perdiamo è colpa dell’elettricista”. Ecco, quello che sicuramente non deve fare il nostro capo commessa quando non raggiunge gli obiettivi, è dare la colpa all’elettricista …