Quando le percentuali ingannano

 Le spese generali: uno dei problemi di sempre delle imprese edili
Imputare le spese generali alle commesse è sempre stato un problema complesso e dibattuto nelle imprese edili.
Le alternative hanno sempre oscillato tra due estremi. Da una parte metodologie semplici, che anzi potremmo definire semplicistiche, che risolvono il problema con poche operazioni, ma che danno risultato fuorvianti. All’opposto metodologie estremamente complesse, che appesantiscono il lavoro, ed originano esse stesse notevoli costi: come conseguenza di questa complessità i risultati sono spesso puramente algoritmici e di poca base sostanziale.
Il problema è proprio riuscire a trovare il giusto equilibrio tra approfondimento e semplicità, analisi ed operatività, efficienza ed efficacia.
Il metodo spesso usato nelle PMI edili è quello di imputare una determinata percentuale alla commessa a copertura delle spese generali. In questo caso si definiscono le voci di costo che non entrano nel conteggio del cantiere in modo diretto. Si quantifica poi, nel bilancio di contabilità generale dell’azienda, l’incidenza globale di questi costi non imputati rispetto a quelli imputati. Se questa incidenza, ad esempio, è pari al 40 % significa che ad ogni cantiere dovrà essere imputato il 40% di costi generali. Sicuramente il dato del 40 % di incidenza di questi costi sul bilancio aziendale è un dato certo e non confutabile. Ma sulla circostanza che quello che è vero per l’intera azienda sia vero anche per il singolo cantiere c’è molto da obiettare. Come diceva Trilussa, se uno mangia due polli e uno non mangia nulla, per la statistica ne hanno mangiato uno a testa …

La complessità di oggi ha incrementato il problema
Confrontando le aziende edili di oggi con quelle di dieci-quindici anni fa, vediamo il grande aumento della complessità che circonda tutta la loro attività. Cantieri più numerosi ma di volume più piccolo, un maggior numero di clienti, fornitori, articoli di magazzino, una burocrazia presente in ogni aspetto della gestione, gli aspetti di certificazione e di sicurezza dei cantieri sempre più complessi, per non parlare delle gare e degli appalti…
Tutta questa complessità origina inevitabilmente elevate spese generali, mentre i margini sui cantieri sono sempre più limitati. Imputare correttamente le spese generali può quindi fare la differenza, rendendo una commessa remunerativa o meno a seconda dell’utilizzo di un sistema o di un altro. Prendere decisioni diventa quindi una pratica assolutamente incerta, per cui è necessario riflettere bene sulle informazioni che vengono create.
Lontani dalle semplificazioni dei polli di Trilussa e da inutili appesantimenti algoritmici e burocratici, dobbiamo capire quali sono i modi in cui un cantiere origina complessità, motivo per cui consuma spese generali, e a questo cantiere imputare i costi che esso ha generato.
L’imputazione delle spese generali ai cantieri deve sottostare a due principi. Il primo è quello di realtà, nel senso che quello che facciamo deve essere vero: se imputiamo le spese di contabilità di ogni singolo cantiere sulla base di un algoritmo, dobbiamo chiederci se quello che risulta è vero oppure è un dato matematico non realistico. Il secondo principio è quello di economicità. Se chiedo ad un tecnico di scrivere tutte le piccole operazioni che effettua per i vari cantieri, lui lo farà, ma il suo lavoro sarà estremamente rallentato.
La prima azione da fare è quella di aumentare, ove possibile, i costi diretti che sono inseriti dentro la commessa. Trasformando molti costi da indiretti a diretti  diminuiremo il problema. Se i principi di realtà e di economicità sono rispettati, inserire in modo diretto il maggior numero di spese generali in commessa è il primo passo per risolvere, almeno in parte, il problema.

La complessità di un cantiere edile
Un cantiere con maggiore complessità è quello che origina più attività delle persone, le quali consumano più tempo e nel frattempo le spese generali decorrono.
Le spese generali sono infatti generalmente costi fissi che scorrono insieme al tempo.
Quindi un cantiere complesso è quello che origina più attività, con utilizzo di tempo e conseguente consumo di costi.
Pensiamo ad un cantiere che origina un’attività amministrativa per elaborare un S.A.L. (Stato Avanzamento Lavori): esso genera un costo perché in amministrazione si impiega del tempo a svolgere quel lavoro. Più numerosi sono i S.A.L. che devo elaborare, più sono complessi, più il cliente richiede dettagli e più quel cantiere genera complessità, attività, costi, in questo caso di amministrazione.
Ma il concetto di complessità, che attira spese generali, non ha solo il dato quantitativo, cioè quante attività origina, ma anche il dato percentuale: quanto incide questo valore sul totale del cantiere.
Se pensiamo all’amministrazione che sta elaborando il S.A.L. ci chiediamo, a livello quantitativo, quanto tempo impiega in questa operazione. Questo calcolo ci fornisce un valore di spesa pari al tempo impiegato moltiplicato per il costo orario dell’amministrazione. Questo costo andrà confrontato con il valore del cantiere su cui stiamo lavorando. Essendo quel costo di elaborazione del S.A.L. un costo fisso, tanto più elevato è il costo del cantiere e tanto più piccola sarà l’incidenza di questa operazione. Un costo di elaborazione del S.A.L. pari a 100 inciderà per il 10% su un cantiere di 1.000 e per l’ 1% su un cantiere di 10.000: si noti che questa circostanza è l’esatto opposto di quello che invece accade assegnando un valore percentuale fisso ai cantieri: in questo caso si sarebbe fornito l’informazione, sbagliata, che il cantiere di 10.000 assorbe dieci volte più amministrazione del cantiere di 1.000, mentre in realtà è vero il contrario.

Dove il cantiere edile attrae spese generali
Elenchiamo alcune casistiche di cantieri complessi a cui imputare un maggior valore di spese generali.
– Preventivi e gare
Una commessa edile complessa è quella dove il preventivo è stato complicato da molte contrattazioni, incertezze del cliente, necessità di riproporre il preventivo stesso con modifiche. Lo stesso studio tecnico preliminare genera complessità.
Se poi vi è stata una gara, tutto il processo di studio della normativa, l’elaborazione del capitolato, la burocrazia conseguente rappresentano complessità, attività, costi generali da addebitare alla commessa.
E di nuovo il problema è non solo quantificare questi costi, ma anche confrontarli con il valore della commessa.
– Esecuzione
Un caso classico di complessità è il mondo del fuori standard: cantieri con lavorazioni, materiali, progettazioni  non consuete, ma soprattutto prodotti standard su cui il cliente richiede delle variazioni, anche piccole, ma sufficienti a portarlo fuori dai consueti processi aziendali. L’altro grande flusso di complessità è rappresentato dal valore del cantiere. Un cantiere presuppone un’attività di gestione, burocrazia, organizzazione.
In entrambi i casi, fuori standard e valore del cantiere, questa complessità ha un costo che non è strettamente dipendente dal valore finale della commessa. Se gestire un cantiere costa, più piccolo è il valore della commessa e più grande è l’incidenza percentuale della complessità. Identica situazione per il fuori standard: se uscire dalle lavorazioni consuete ha un costo, è lecito chiedersi quanto è il valore della commessa per cui stiamo uscendo dallo standard e su cui stiamo sostenendo un costo quasi fisso. In sintesi avremo più complessità quanto più sarà alto il numero di queste casistiche e basso il valore dei cantieri a cui si riferiscono.
– Amministrazione
Pensiamo a come in amministrazione si impiega il tempo: pratiche burocratiche per i cantieri, sollecito dei pagamenti, tempo passato con clienti che contestano i conteggi dei S.A.L. e molte altre attività. Ma anche la stessa normalità genera complessità: fare una fattura o emettere una riba. Come sempre complessità significa quante volte o per quanto tempo facciamo un’operazione e per quanto valore: impiegare un’ora per un Durc ha un costo che è tanto più alto, percentualmente, tanto più basso è il valore del cantiere.

Come misurare la complessità del cantiere
La cosa certamente da non fare è fornire informazioni sbagliate e, come si è visto, molti sistemi di imputazione delle spese generali forniscono informazioni opposte riguardo alla complessità. Applicare una percentuale fissa al volume di costi diretti, significa addossare volumi alti di spese generali ai cantieri che hanno un valore elevato, mentre invece, come prima dimostrato, è vero l’esatto contrario.
Non è possibile in questa sede coprire le infinite fattispecie della complessità e le ugualmente infinite modalità per misurarla.
E’ già un passo in avanti il fatto di creare sistemi imperfetti, che forniscano informazioni approssimate, ma non fuorvianti.
Molte aziende edili, per esempio, utilizzano la percentuale fissa, che deriva dal dato medio di bilancio, e poi la aumentano o diminuiscono in base a parametri desunti dai concetti di complessità che abbiamo esaminato.
Altre invece riescono a quantificare le varie voci delle spese generali e le assegnano in misura fissa ai cantieri: un valore per ogni S.A.L., per ogni trasferimento in cantiere etc.
Sicuramente la prima cosa da fare è analizzare tutte le voci di costo che attualmente sono imputate in modo indiretto ai cantieri e valutare se è possibile imputarle in modo diretto, rispettando i principi di realtà e di economicità visti in precedenza.