Il problema
In molte aziende edili la riduzione dei costi è un tema molto critico.
Gli uffici acquisti, infatti, sono molto efficaci nel trovare ottime soluzioni per le tipologie di spese che sono strategiche per l’azienda, come i materiali e i terzisti.
Questa efficacia si perde invece quando si parla di acquisti e costi non strategici.
Acquistare un’autovettura, contrattare un costo di una mensa o un servizio di pulizie, trovano l’ufficio acquisti inevitabilmente meno efficace per due motivi. In primo luogo non è esperto della materia, affrontando saltuariamente questi acquisti, mentre invece è perfettamente esperto nel campo di azione ordinario della propria azienda edile.
In secondo luogo l’incidenza percentuale di questi acquisti non strategici, è spesso bassa rispetto al totale degli acquisti, per cui non si ritiene efficiente porvi un’ elevata attenzione.

La soluzione
A questo problema risponde una nuova forma di consulenza denominata riduzione dei costi con remunerazione “success fee”.
Il principio su cui si basa è quello classico dell’outsourcing. Secondo questo principio se io devo fare una cosa una volta all’anno, mi converrà affidarla a chi fa la stessa cosa trecento volte al giorno, in quanto sarà più veloce, più incisivo, più esperto.
In questo caso dei consulenti specializzati nelle singole categorie di costo, le analizzano ricercando soluzioni per ridurli.
Il loro compenso deriva esclusivamente da una percentuale del risparmio ottenuto dai clienti con il loro intervento. Da qui la denominazione “success fee” cioè si paga solo se c’è il successo. Ciò che è interessante è che il compenso è costituito da una percentuale del guadagno ottenuto solo in un iniziale periodo di tempo, per esempio i primi sei o dodici mesi. Da quel momento in avanti, e per sempre, tutti i risparmi sono del cliente.

Come funziona
Quando l’azienda intraprende questo tipo di percorso decide, insieme ai consulenti, quali costi devono essere esaminati: generalmente vengono identificate da una a tre categorie di costi su cui lavorare.
A questo punto entrano in gioco i consulenti specialisti in quella categoria di costi che raccolgono la documentazione necessaria, costituita da fatture pagate, contratti, situazione sul campo del servizio etc.
Esaminato il tutto viene stilato un “Rapporto di Analisi” dove si esamina la situazione attuale e le possibili forme di miglioramento.
Dal Rapporto di Analisi possono emergere due situazioni.
Può succedere che non siano stati accertati ambiti di risparmio e riduzione dei costi.
In tale caso il Rapporto di Analisi consegna all’azienda una conferma del proprio operato e molte utili indicazioni sulla gestione del costo. Nulla è dovuto ai singoli consulenti ed alla società di consulenza. I clienti quindi hanno comunque un vantaggio in quanto acquisiscono informazioni e benchmark senza costi per loro.
Nel caso in cui invece dal Rapporto di Analisi emergano possibilità di miglioramento l’azienda è libera di seguirle o meno. Se decide di non seguirle, ancora, nessun compenso sarà dovuto. Se invece decide di seguirle, scatta il compenso per la società di consulenza.
Il compenso per le attività svolte dagli esperti è in genere pari al 50% degli effettivi risparmi che l’azienda acquisirà nei 12 mesi successivi all’attivazione delle migliori condizioni economiche. L’accertamento del compenso avviene quindi alla fine del periodo, solo a seguito di effettivi e consuntivi risparmi di costo.
Dopo i 12 mesi nulla sarà dovuto alla società di consulenza, e tutti i risparmi conseguiti saranno di esclusiva spettanza dell’azienda cliente.
Ci si può chiedere perché la società di consulenza dovrebbe trovare soluzioni non trovate dal cliente. La risposta è che gli esperti che lavorano sui singoli costi hanno la disponibilità di ampie casistiche economiche, di modalità consolidate e contenuti di fornitura effettuati con altre aziende. Hanno inoltre maggiore potere negoziale con i fornitori, per la possibilità di aggregare volumi della stessa voce di spesa e quindi far acquisire ai clienti benefici economici.
Solo una volta verificato l’effettivo ammontare del risparmio conseguito scatterà il compenso per la società di consulenza.
Alla fine dell’analisi ed una volta adottate o meno le indicazioni, l’azienda può poi decidere di continuare l’attività con altre voci di costo.

Quali costi vengono analizzati
Possiamo elencare, a titolo di esempio, alcune delle principali categorie di costo e le linee guida per la loro riduzione
– Oneri Inail
In questa area viene posta molta attenzione sulle voci di tariffa per la classificazione delle attività e dei processi lavorativi. I nuovi tariffari Inail tengono conto dello sviluppo tecnologico e prevedono nuovi criteri per il calcolo dei tassi assicurativi
– Contributi Inps
Anche in questo caso risulta molto importante l’inquadramento corretto dell’azienda, delle sue attività e dell’attività delle singole persone. Nel rispetto delle normative, la loro corretta applicazione può portare alla riduzione del cuneo fiscale
– Buoni Pasto
In alternativa alla mensa aziendale, i buoni pasto vengono sempre più utilizzati. L’utilizzo dei buoni pasto elettronici, anche in sostituzione dei buoni pasto cartacei, può comportare risparmi, grazie alla tracciabilità del loro utilizzo e ad una efficiente elaborazione statistica.
Altre aree di risparmio possono essere le convenzioni ovvero l’ottimizzazione del loro trattamento fiscale e contributivo.
– Cedolini paga
E’ ricorrente per le aziende di medio-grandi dimensioni esternalizzare il servizio di elaborazione delle buste paga a società specializzate, dotate di adeguate professionalità e supporti informatici, a conoscenza della dinamica della specifica normativa ed in grado di applicala correttamente. Tutto questo, spesso, con un apprezzabile risparmio economico.
– Mensa aziendale
Nel caso delle mense aziendali è importante valutare se il costo pasto contrattuale è sostanzialmente allineato al costo di mercato per gli stessi contenuti della fornitura (menù, grammature etc.), considerate le dotazioni e i consumi a carico dell’azienda e del fornitore.
– Somministrazione di lavoro
Anche in questo caso è importante valutare se il costo contrattuale è sostanzialmente allineato al costo di mercato per gli stessi contenuti del servizio.
– Pulizie civili ed industriali
Questo costo, spesso di rilevante entità, viene allocato presso fornitori mediante la richiesta di preventivi o gare di appalto. Tuttavia servono apposite esperienze e strumenti tecnico-valutativi  per verificare se l’importo e le modalità contrattuali sono dimensionate alle effettive attività e necessità operative dell’azienda.
– Energia elettrica e gas
Per le aziende può risultare complicato individuare l’offerta più conveniente, considerate le dinamiche di mercato, gli oneri esclusi dal prezzo e l’elevato numero di fornitori presenti nel libero mercato. Appositi specialisti possono invece analizzare lucidamente le esigenze aziendali, per arrivare a consistenti risparmi di costo.
– Manutenzione impianti
La rilevanza economica e la complessità dei servizi di manutenzione impianti (elettrici, di climatizzazione etc.) richiedono specifiche competenze professionali e la disponibilità di applicativi informatici non sempre presenti in azienda. Dette competenze sono necessarie per la realizzazione dello specifico capitolato tecnico correttamente dimensionato alle caratteristiche tecnico-funzionali degli impianti da manutenere.
– Tassa rifiuti
Necessaria per l’ottimizzazione di detti costi è la conoscenza della specifica normativa e le specializzazioni ed ubicazione dei potenziali fornitori nello specifico settore, quali smaltitori e impianti di smaltimento.
– Telefonia e trasmissioni dati
Ogni giorno gli operatori telefonici lanciano promozioni, nuovi servizi, tariffe a prezzi più vantaggiosi che non consentono alle aziende di stare al passo con la continua evoluzione del mercato della telefonia e di trovare soluzioni adeguate alle proprie necessità. Per l’ottimizzazione della spesa sono necessarie competenze specialistiche e la conoscenza di dette dinamiche di mercato. Il tutto relativamente alla telefonia fissa, mobile ed alla connettività internet.
– Vigilanza, portierato e reception
Le aziende che affidano a società di servizi (portierato/reception) e ad Istituti di Vigilanza i servizi relativi alla security aziendale, solitamente non dispongono delle necessarie conoscenze della specifica normativa applicabile per gli Istituti di Vigilanza e per le Società di Servizi quali per esempio l’applicazione di più CCNL, oltre alle competenze tecnico – funzionali relative ai sistema di sicurezza.
– Corrieri, logistica e trasporti
I costi sostenuti dalle aziende per spedire i prodotti incidono significativamente sulla competitività delle proprie attività economiche. Determinante per il contenimento di detti costi è la conoscenza delle specializzazioni (tipologie di trasporti), le sinergie operative e le politiche commerciali dei fornitori del settore.
– Imballaggi
I costi di imballaggio incidono sul costo del prodotto, mentre la qualità degli stessi ha diretta conseguenza sulla protezione degli articoli.
Le aziende sono quindi molto interessate ad avere un supporto specialistico per massimizzare sia l’economicità dell’imballaggio, sia la sua qualità.
– Noleggio dei carrelli elevatori
Per la movimentazione del magazzino le aziende hanno necessità di utilizzare i carrelli elevatori e sempre più ricorrono alla formula del noleggio. L’indisponibilità di specifiche competenze professionali e di adeguati strumenti tecnici, non consente spesso alle aziende di effettuare confronti tra i canoni corrisposti ed i canoni di mercato per le stesse tipologie e gli stessi contenuti tecnico-funzionali.
– Smaltimento rifiuti
La gestione dei rifiuti è disciplinata dalla normativa nazionale che stabilisce le azioni volte a prevenire e ridurne la produzione. Rilevanti ed in aumento sono per le aziende, i costi di smaltimento e trasporto. Necessaria per l’ottimizzazione di detti costi è la conoscenza della specifica normativa e le specializzazioni (CER) ed ubicazione dei fornitori più rappresentativi nello specifico settore, quali smaltitori e impianti di smaltimento.
– Assicurazioni
E’ ricorrente per le aziende affidarsi per la selezione delle compagnie assicuratrici e per la gestione delle polizze a broker. Meno frequenti sono i rapporti diretti con le Compagnie. Anche in tale area si possono ottenere risparmi grazie a convenzioni, rapporti diretti ed analisi specifiche delle condizioni di polizza.
– Viaggi d’affari
Le aziende con significative spese di viaggio (biglietteria aerea e ferroviaria, alberghi etc.) si affidano in genere ad Agenzie di Business Travel.
In tale area è possibile contare sulla disponibilità di specifiche professionalità e degli strumenti tecnico-valutativi necessari per ottimizzare detti costi mediante convenzioni ed accordi quadro con vettori, catene alberghiere etc.
– Information Technology
Per lo svolgimento della propria attività le aziende hanno necessità di dotarsi di un’infrastruttura tecnologica acquistando o noleggiando apparecchiature hardware e software, oltre ad usufruire della relativa assistenza e manutenzione. Apposite analisi, accesso privilegiato o convenzionato a fornitori, utilizzo di esperti di elevato livello migliorano sensibilmente il rapporto costo / prestazione in questa area sempre più strategica.
– Informazioni Commerciali
Le Informazioni commerciali permettono alle aziende edili di conoscere lo stato economico/finanziario, e quindi la solvibilità, dei clienti e dei fornitori. Il settore è caratterizzato da un ristretto numero di operatori in grado di fornire dette informazioni. Accordi e convenzioni con questi fornitori possono portare a sensibili risparmi per l’azienda.
– Oneri bancari
La gestione delle relazioni bancarie basata sulla definizione, sul monitoraggio e sull’ottimizzazione dei costi di gestione e degli oneri finanziari è un elemento di grande rilievo per le aziende. Oggetto delle nostre analisi sono i relativi costi, tra i quali i tassi di interesse passivi e le spese e commissioni legate ai rapporti bancari (costo per ricevute bancarie, s.b.f., spese tenuta conto etc.)

Conclusione
La consulenza denominata riduzione dei costi con remunerazione “success fee” è quindi un modo moderno ed innovativo per diminuire i costi delle aziende edili, senza alterare la qualità delle prestazioni ricevute, ed anzi spesso aumentandola. Il tutto senza aggravi per le aziende, che sempre più la stanno utilizzando e ne stanno apprezzando i benefici.